#FISL 12: #Kanban para #sysadmins e #devops

A palestra mais surpreendente do FISL até agora (e provavelmente até o final do evento) foi a do Felipe (faw -at- debian.org). Ele não falou sobre ferramentas ou tecnologia, mas sim sobre pessoas e processos. E de uma forma muito interessante. Muito mesmo!

Antes de falar sobre o tema da palestra em si, vou fazer um parêntesis rápido pra destacar um ponto importante: o devops. O termo vem sendo usado para indicar os "developers-operators", profissionais que desenvolvem e implantam suas soluções, um perfil que, pelo que estou percebendo, vai ser cada vez mais comum de agora em diante, especialmente por conta da computação em nuvem.

Mas voltando ao tema da palestra, não sei se sou ignorante mas o fato é que nunca tinha ouvido falar desse tal de kanban. O kanban é uma técnica, metodologia, estratégia, sei lá, chame como quiser, para ajudar a estruturar o fluxo de trabalho de equipes. A idéia é bem simples, e o ponto chave é ter uma noção visual deste fluxo.

Esta noção visual pode ser implementada através de um quadro branco, de cortiça, painel ou qualquer meio que permita ver, claramente, como está o fluxo de trabalho das pessoas. O Felipe usou como exemplo um quadro branco, então vamos manter o exemplo. Neste quadro branco, cada profissional da equipe deve colar um post-it com cada atividade que esteja em andamento, assim todos podem saber o que cada um está fazendo, e são realizadas reuniões para analisar as atividades. Mas isto não é tudo. Vou tentar descrever uma sequência para dar uma idéia melhor de como a coisa pode funcionar.

  • Define-se como será criada a noção visual do fluxo de trabalho da equipe (quadro branco, por exemplo);
  • Define-se como cada funcionário deve registrar as atividades (post-it);
  • No mínimo, devem ser criadas duas "áreas" para registro de atividades: pendentes, e em execução;
  • Estabelece-se um limite para as atividades em execução, de forma que uma tarefa só pode sair de pendente para em execução se houver menos tarefas em execução que o limite estabelecido, garantindo que as atividades serão finalizadas, e permitindo identificar atividades que estão demorando muito e podem, por exemplo, requerer mais pessoas envolvidas;
  • O kanban vai registrar apenas atividades com duração significativa, maior que um ou dois dias, por exemplo, de forma a não burocratizar o processo com registros desnecessários de pequenas atividades executadas em minutos ou horas;
  • O kanban não elimina a necessidade de um sistema de registro de solicitações, pois é nele que vão ficar todos os detalhes da realização da atividade;
  • Há ferramentas automáticas e via web para apoiar o kanban, mas a idéia é garantir a noção visual, algo que ficaria bastante prejudicado caso fosse usado um sistema automatizado via web, por exemplo;
  • As reuniões são muito importantes, e sugere-se uma reunião de 5 minutos em pé, diariamente, para avaliar o kanban, com quem estiver disponível, para forçar as pessoas a estarem na reunião no dia e horário definidos;
  • Há ainda reuniões semanais (15 minutos) e mensais para discussões mais detalhadas;

Espero que as informações tenham sido suficientes para dar uma idéia do que é o kanban e como ele funciona.

O Felipe explicou que, na empresa em que trabalha, uma rede hospitalar, o kanban foi implementado com 4 áreas (piscina de idéias, fila limitada de 7 itens, itens em execução limitados a 2 itens e documentação limitada a 3 itens), ainda não surtiu o efeito desejado, havendo inclusive um funcionário extremamente resistente que tem dificultado o processo.

Apesar disso, o Felipe descreveu casos em que a adoção do kanban aumentou drasticamente a eficiẽncia de equipes de TI em outras empresas, e indicou que os resultados começam a aparecer entre 3 e 6 meses.

Outros pontos importantes destacados foram:

  • No início da implementação, devem ser registradas todas as atividades em andamento, e portanto pode ficar inviável criar limites para tarefas pendentes, em execução ou documentação, por exemplo;
  • Cada implementação do kanban é única, pois depende da adaptação do modelo à realidade de cada empresa;
  • O kanban tem diversos benefícios, entre eles a forma simples de fornecer a toda a equipe a visão clara das atividades pendentes e em andamento;
  • Pode ser necessário segmentar por área de atuação, por tempo (escalada hierárquica) ou mesmo por pessoa, caso a equipe tenha duas atribuições muito separadas. 

Eu achei a idéia muito, muito interessante, e espero um dia poder aplicar este modelo pra ver seu funcionamento mais de perto, pois acredito muito nos benefícios que pode trazer. Espero que vocês acreditem também!

Mais informações podem ser encontradas no sysadvent.

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Christian Guerreiro

Professor por vocação, blogueiro e servidor público por opção, amante da tecnologia e viciado em informação.


Ensino a distância em Tecnologia da Informação: Virtualização com VMware, Big Data com Hadoop, Certificação ITIL 2011 Foundations e muito mais.


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