Métodos de Produtividade Pessoal: Guia Definitivo!

Este texto é uma tradução adaptada do original.

O método de produtividade certo pode fazer uma enorme diferença em seu trabalho. Um fluxo de trabalho sem atritos pode fazer com que você pare de se sentir oprimido, sem foco e improdutivo e comece a se sentir calmo, no controle e preparado para assumir até mesmo os maiores projetos.

A boa notícia é que existem novos métodos sendo desenvolvidos, ajustados e compartilhados o tempo todo. Talvez exista um sistema lá fora que se ajuste perfeitamente à sua personalidade e projetos. Mas vaguear através dos milhares artigos sobre diferentes sistemas de produtividade pode tomar muito tempo - o tempo que você poderia usar para realmente fazer as coisas.

É por isso que decidimos fazer o trabalho duro por você. Reunimos os métodos e estruturas de produtividade mais poderosos em um único local. Este post vai lhe dar uma breve visão geral dos métodos de produtividade mais populares e úteis, como cada um funciona, e para quais tipos de pessoas esse método vai funcionar melhor. Este post foi projetado para ajudá-lo a se configurar com seu fluxo de trabalho ideal o mais rápido possível para que você possa começar a colher os benefícios da produtividade imediatamente.

Como aproveitar este guia ao máximo
Primeiro, nós dividimos os métodos de acordo com o tempo necessário para começar com cada um deles, avaliando-os como pouco, considerável e muito.

Está ansioso para começar um projeto enorme mas se sente perdido sempre que tenta começar? Comece com algum método classificado como considerável ou muito.

Está correndo contra um prazo rígido com uma lista de tarefas do tamanho da Califórnia e possui uma tendência a procrastinar sob estresse? Vá direto para os sistemas classificados como ‘’pouco’’.

Também indicamos quais métodos são mais visuais, táteis ou abstratos - muitos dos métodos são uma combinação de dois ou mais deles. Se você sabe qual estilo de aprendizagem / trabalho funciona melhor para você,  você pode ir direto para os métodos que combinam melhor com a sua abordagem natural:

Visual

Se você é o tipo de pessoa que prefere mapas ao invés de indicações escritas ou verbais, os métodos visuais com certeza serão mais satisfatórios para você.

Táteis

Se você adora o sentimento de riscar fisicamente os itens de uma lista de tarefas ou costuma fazer suas estratégias movendo post-its pela casa, você provavelmente se sentirá mais confortável com os métodos táteis.

Abstratos

Se nenhuma destas abordagens combinam com você - se você organiza seus projetos simplesmente escrevendo-os ou criando estratégias facilmente em sua cabeça sem uma representação física ou visual - os métodos abstratos serão muito mais úteis. O lado positivo dos métodos abstratos é que eles tendem a permitir uma maior complexidade na priorização e categorização de objetivos.

À medida que você aprende sobre como seu corpo e mente trabalham melhor, aqui estão algumas coisas para ter em mente:
  • O objetivo é realmente fazer as coisas. Embora seja comum que um novo fluxo de trabalho leve mais tempo, eles devem se tornar cada vez mais fáceis ao longo do tempo. Se você acha que aderir a um determinado método de produtividade está levando uma quantidade significativa de tempo e energia, este provavelmente não é o método certo para você. Isso é totalmente ok. Há muitas outras opções por aí.
  • Você não é casado com um método de produtividade por toda a eternidade. Você vai ver que um determinado método é mais adequado para alguns de seus projetos, e outros não. Um método que costumava funcionar para você pode se tornar um fardo mais tarde. Seja flexível e não tenha medo de mudanças.
  • Emprestando uma frase do Piratas do Caribe, os métodos de produtividade são mais diretrizes do que regras reais. Os métodos descritos abaixo são ótimos pontos de partida, mas eles se tornam infinitamente mais poderosos quando você os molda para se ajustarem ao seu estilo de trabalho específico. Experimente diferentes métodos, misture e combine todos eles para encontrar seu fluxo de trabalho ideal.

Pronto para encontrar o método de produtividade certo para você? Use a visão geral abaixo para saltar para os métodos que parecem mais promissores para você.

Visão Geral dos Métodos de Produtividade

Kanban Pessoal

Tempo necessário para começar: Pouco
Tipo: Visual, Tátil
Perfeito para pessoas que: Têm tendência a começar vários projetos mas não terminam a maioria.

Comendo Aquele Sapo: Comece Pelas Coisas Difíceis

Tempo necessário para começar: Pouco
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que:  Lutam contra a procrastinação.

MoSCoW: Must/Should/Could/Would

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstract, visual
Perfeito para pessoas que:  Precisam priorizar várias tarefas, mas preferem listas ao invés de gráficos

O método SMART

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que:  Estão no começo de um grande projeto e precisam pensar em estratégias antes de começar de verdade.

O Método AÇÃO

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que: Precisam transformar várias ideias em uma lista ações realizáveis.

Tempo em "caixas"

Tempo necessário para começar: Pouco
Tipo: Visual, abstrato
Perfeito para pessoas que:  Acham que tarefas pequenas e interrupções estão tomando quase o dia todo ou aqueles que têm mais de uma área principal de trabalho, especialmente gerentes.

Horário Nobre Biológico

Tempo necessário para começar: Muito
Tipo: Abstrato, Visual
Perfeito para pessoas que: Amam dados e auto-experimentação e querem otimizar seus dias para obter máxima produtividade.

Getting Things Done

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstrato, Visual, Tátil
Perfeito para pessoas que: Sentem-se sobrecarregadas pelo número de coisas que são responsáveis e precisam achar uma maneira de organizar tudo.

Pomodoro/Sprints

Tempo necessário para começar: Pouco
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que:  Sentem-se como se nunca houvesse tempo suficiente no dia, mas têm uma tendência a se distrair.

Não quebre a corrente

Tempo necessário para começar: Pouco
Tipo: Visual
Perfeito para pessoas que: Querem adotar novos hábitos diários.

Matriz de Eisenhower

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Visual
Perfeito para pessoas que: Gostam de gráficos, têm problemas para ver as coisas em preto-e-branco e preferem priorizar algo continuamente do que quebrar as coisas em categorias menores.

Resultados ágeis

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que: São orientadas por objetivos e estão lidando com projetos complexos, além de precisarem manter um cronograma.

Lista de coisas feitas e lista de coisas não feitas

Tempo necessário para começar: Considerável
Tipo: Abstrato
Perfeito para pessoas que: Gastam muito tempo se preocupando com o que não foi feito ontem ou possuem vários maus hábitos que impedem a produtividade.

Kanban Pessoal

Kanban productivity methodCréditos da imagem: lifehacker.com

Tempo necessário para começar: Pouco

Tipo: Visual, Tátil

Perfeito para pessoas que: Têm tendência a começar vários projetos mas não terminam a maioria.

O que o método faz: Ajuda a visualizar seu progresso em todos os seus projetos.

Ferramentas: Kanbanflow, Trello

Personal Kanban é um sistema incrivelmente simples. Isso pode ser uma coisa boa. Às vezes, tudo o que você precisa para fazer progresso é uma maneira de ver o status de seus projetos bem na sua frente.

Veja como funciona o Kanban: Usando qualquer mídia que você preferir (notas adesivas ou um quadro branco funcionam), divida seus projetos em três categorias: Fazer, Fazendo e Feitos. É isso aí.

Mas este sistema simples é mais poderoso do que parece.

Ao usar um espaço finito para "Fazer" e "Fazendo", você verá o quão rapidamente essas categorias se enchem. Você terá um lembrete físico e constante de quando você precisa se concentrar em terminar seus projetos atuais antes de começar novos. Além disso, ter todo o seu trabalho bem na sua frente pode lhe ajudar a se sentir calmo e no controle do projeto como um todo.

Quer aprender mais?

Kanban Pessoal: Trabalho de Mapeamento | Navigating Life (livro em inglês)


Coma Aquele Sapo: Comece Pelas Coisas Difíceis

Eat the frog productivity method

Créditos da imagem: hellostripes.blogspot.com

Tempo necessário para começar: Pouco

Tipo: Abstrato

Perfeito para pessoas que:  Lutam contra a procrastinação..

O que o método faz: Ajuda a evitar a procrastinação, garantindo que você faça progresso nas coisas certas.

Ferramentas: Toodledo

Vários sistemas de produtividade e ferramentas se focam apenas no começar. Eles acham que, enquanto você está riscando itens para fora da sua lista de afazeres, você está sendo produtivo. Na realidade, escolher sabiamente a primeira tarefa pode ser muito importante.

Se você adiar suas tarefas mais importantes até o último segundo, você não está realmente melhorando sua produtividade nas coisas que importam. E, pior, você pode acabar perdendo prazos ou arruinando sua reputação indo direto para o trabalho mais desafiador.

O termo, "comer o sapo primeiro", vem daquele velho poço de sabedoria (deliciosamente sarcástico), Mark Twain. Ele supostamente disse, "Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior vai acontecer com você pelo resto do dia."

Para começar, programe suas tarefas diárias da mais difícil até a mais fácil. Você completará suas tarefas mais importantes e intimidadoras (seu sapo) enquanto sua energia ainda está alta e então seu dia vai ficar progressivamente melhor. É provável que a qualidade geral do seu trabalho também melhore.

Uma parte importante quando estamos aprendendo a ser verdadeiramente produtivos é aceitar que o impulso de procrastinar é inevitável. Aprender a trabalhar em torno de seus próprios impulsos auto-destrutivos é a chave. Como Brian Tracy coloca em seu livro


Todo mundo procrastina. A diferença entre as pessoas de alto desempenho e as de baixo desempenho é em grande parte determinada pelo que essas pessoas escolhem procrastinar.

Quer saber mais?

MoSCoW: Must/Should/Could/Would

MoSCoW productivity methodCréditos da imagem: fabiocruz.com

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato, Visual

Perfeito para pessoas que:  Precisam priorizar várias tarefas, mas preferem listas ao invés de gráficos.

O que o método faz:  Prioriza suas tarefas pela sua urgência, assegura que você esteja realizando as coisas certas.

MoSCoW é sobre descobrir o que é crítico hoje e o que pode esperar. Anote tudo o que você tem que fazer e, em seguida, identifique cada um deles como um dever, como algo que você tem que fazer ou como um desejo.
As suas tarefas “Must” (tenho que fazer) não são negociáveis. "Pagar aluguel" - é um dever inegociável, totalmente ligado com o seu bem estar.

O “Should” (deveria fazer) é algo que você precisa fazer, mas não necessariamente hoje. Responder a certos e-mails por exemplo. São coisas importantes, mas atrasá-las um ou dois dias não é um problema, especialmente se você tem uma lista de Deveres cruciais.

Um “Could” (poderia fazer) é algo que você gostaria de fazer, mas que pode não ser prático ou necessário no momento. Pode ser adiado para o futuro, se necessário. Aprender uma nova língua é um grande objetivo, mas se você precisa escolher entre ter uma rotina de sono saudável ou se tornar fluente em francês, você não deve arriscar sofrer os efeitos a longo prazo da privação de sono apenas para aprender um idioma novo (por mais bonito que ele seja).

Uma variação popular deste método cria a categoria "Não" para aqueles itens danados que parecem sempre entulhar as suas listas de tarefas, mas que talvez nem valham o seu tempo.

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Método SMART

SMART productivity method
Crédito da Imagem: gcflearnfree.org

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato, Visual

Perfeito para pessoas que:  Precisam priorizar várias tarefas, mas preferem listas ao invés de
gráficos.

O que este método faz: Transforma idéias e objetivos grandes e abstratos em planos concretos e realizáveis.

Ferramentas: Any.do

Houve muitas adaptações e ajustes ao método de produtividade SMART desde que ele foi inventado há três décadas. No seu núcleo, o SMART é uma maneira de pegar suas ideias geniais e descobrir como fazê-las funcionar no mundo real, através de uma série de perguntas. SMART é um acrônimo (em inglês) que significa: específico, mensurável, atribuível, realista, oportuno.

Vamos analisar este acrônimo:

Específico:

Significa o “o que” - o que é este projeto e o que, especificamente, você quer realizar?

Mensurável:

São as tarefas e etapas individuais que se somam a um projeto completo.

Atribuível:

Quem vai fazer qual etapa? Sim, este é outro método que serve para trabalhar em equipe, mas não jogue fora este passo se você estiver trabalhando em um projeto sozinho. Se você estiver usando o SMART, você tem um grande projeto em mãos e nada tão grande pode ser realizado 100% por conta própria.

Se você tem filhos pequenos, você pode usar este passo para planejar o cuidado dos seus filhos. Se você está começando um negócio, você pode precisar de um advogado ou contador pessoal. Toda grande empresa precisa de  ajuda ao longo do caminho.

Ter em mente como você conseguirá essa ajuda facilitará o início do projeto.

Realista:

Esta é a parte depressiva do método SMART. Ela abrange todos os obstáculos em seu caminho, tudo o que pode ameaçar o seu projeto. Você não pode superar um problema até que você o entenda completamente. Ao considerar cuidadosamente os desafios que rondam seu projeto, você pode começar a pensar nas soluções antes mesmo destes problemas lhe alcançarem.

Oportuno:

Prazos. Prazos são uma parte importante de quase toda estratégia de produtividade bem sucedida, e com razão. As restrições de tempo nos obrigam a sermos eficientes. Tenha prazos razoáveis ​​para cada tarefa mensurável - dando-lhes, naturalmente, mais tempo do que você acha que vai precisar para que você não seja vítima da falácia do planejamento.

Em geral, o método SMART se encaixa perfeitamente em qualquer grande problema ou projeto. No entanto, quando se trata do trabalho do dia-a-dia de uma empresa complexa o SMART não tem muito a oferecer. É um ótimo sistema para quem está sobrecarregado com o tamanho do seu projeto atual e precisa de um plano concreto para avançar.

É simples, é fácil de lembrar e não requer muita leitura.

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Método AÇÃO

Action productivity methodCréditos da imagem: levenger.com

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato

Perfeito para pessoas que: Precisam transformar várias ideias em uma lista ações realizáveis.

O que este método faz: Organiza os aspectos mais confusos do trabalho criativo.

Ferramentas: Todoist

O Método de Ação foi desenvolvido em 2006 por Behance como uma forma de simplificar as reuniões criativas. O problema com o brainstorming e com o trabalho criativo é que muitas vezes ele precisa ser confuso para ser verdadeiramente inovador. Pensar fora da caixa requer desordem, mas para fazer, de fato, as coisas, pode ser necessário um sistema ordenado.

O Método de Ação ajuda você a passar da fase de ideias para etapas realizáveis ​​com prioridades, datas de vencimento e atribuições (se você estiver usando o Método de Ação em equipe). Envolve dividir ideias em três categorias principais: Itens de Ação, Itens de Segundo Plano e Itens de Referência.

Itens de ação são os passos que você dá para realizar seu projeto.

Itens de Segundo Plano são as ideias interessantes que não se encaixam diretamente em seu plano para este projeto.

Itens de Referência são os recursos e informações que você precisa para concluir o projeto. Por exemplo, o guia de estilo visual e logotipo de sua marca pode ser um item de referência para um projeto de rebranding de página inicial.

O Método de Ação permite que você integre grandes ideias ao mesmo tempo que permanece fiel à um plano concreto.

Embora houvesse uma versão online deste método por um tempo, Behance retirou seu apoio  ano passado. Ainda existem cadernos do Método de Ação sendo vendidos se você estiver realmente interessado, mas você pode usar o método de ação com praticamente qualquer Medium.

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Tempo em "Caixas"

Timeboxing productivity methodCréditos da imagem: Danielle Morrill

Tempo necessário para começar: Pouco

Tipo: Visual, abstrato

Perfeito para pessoas que:  Acham que tarefas pequenas e interrupções estão tomando quase o dia todo ou aqueles que têm mais de uma área principal de trabalho, especialmente gerentes.

O que este método faz: Mantém você responsável perante seu plano diário, separando períodos específicos de tempo para tipos específicos de trabalho.



Ferramentas: Timebox.io

Pesquisadores descobriram que pequenas tarefas e interrupções ("Ei, posso fazer uma pergunta rápida?") podem interromper a concentração por até meia hora. Se você gasta muito tempo do seu dia lidando com pequenos itens que já reaparecem no dia seguinte (como e-mails) e pouco tempo realizando as coisas realmente importantes, este método é para você.

Para iniciar o timeboxing, basta dividir seu dia em blocos de tempo com tarefas específicas atribuídas a cada um deles. Veja um exemplo:

Existem várias abordagens diferentes para o timeboxing, juntamente com uma variedade de métodos timeboxing específicos, como o Inbox Zero para lidar com seu email. O InboxZero usa vários truques para fazê-lo funcionar, mas uma das fundações envolve dedicar pedaços específicos de tempo para ler e responder emails de maneira que eles não ocupem todo o seu dia.

Esta é uma ótima maneira de manter-se responsável e evitar que algo tão pequeno ocupe seu dia todo.

Um método de timeboxing adicional se chama tema do dia.

É exatamente o que parece. Ao invés de alternar entre diferentes tipos de trabalho ou áreas de responsabilidade ao longo do dia, você dedica cada dia da semana a um tema específico. O Tema do Dia é ótimo se você precisa ir mais a fundo e realizar um trabalho mais complexo, ou para as pessoas que trabalham em mais de uma área principal no trabalho.

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Horário "Nobre" Biológico

Biological prime time productivity methodCréditos da imagem: alifeofproductivity.com

Tempo necessário para começar: Muito

Tipo: Abstrato, Visual

Perfeito para pessoas que: Amam dados e auto-experimentação e querem otimizar seus dias para obter máxima produtividade.

O que este método faz: Acompanha seus ritmos biológicos para encontrar os melhores momentos para diferentes tipos de produtividade.

Este é um método deliciosamente nerd. Ele requer muita pesquisa sobre si mesmo e um grande compromisso de tempo e empenho, mas as percepções de produtividade pessoal que você vai extrair deste método com certeza vão valer a pena a longo prazo.

A ideia básica aqui é rastrear sua energia, motivação e foco para ter uma ideia de quando, onde e como você é mais produtivo.

Para começar, elimine todos os fatores que poderiam mexer com a sua energia - as mudanças na ingestão de cafeína são grande, ficar acordado até tarde também - então registre o que você está realizando uma vez a cada hora, anote tudo o que você está realizando por hora por algumas semanas. Os detalhes exatos que você anote podem variar, mas para obter resultados mais precisos, você precisará ser o mais consistente possível. Rescue Time e Toggl podem lhe ajudar muito neste estágio.

Depois de reunir seus dados, você deve estudá-los, procurando padrões. Você pode até transformar os dados em gráficos. Você tem menos motivação nos dias em que pula o café da manhã? Então tenha barras de cereais, frutas e iogurtes sempre acessíveis para um pouco de energia rápida. A sua hora mais produtiva é por volta das 10h? Programe suas tarefas mais importantes para esse horário e empurre as reuniões para mais tarde.

A quantidade de informações que você pode reunir sobre si mesmo, fazendo esta pequena versão de um auto-estudo científico irá surpreendê-lo. Você está prestes a descobrir algumas coisas muito interessantes sobre o que impulsiona sua produtividade - basta ter cuidado para não deixar sua auto-quantificação se tornar a sua própria forma de procrastinação.

Se você conseguir registrar todas as suas três semanas, você vai sair do outro lado um super-herói da produtividade.

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Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done productivity method
Créditos da imagem: babblingengineer.com

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato, Visual, Tátil

Perfeito para pessoas que: Sentem-se sobrecarregadas pelo número de coisas que são responsáveis e precisam achar uma maneira de organizar tudo

O que ele faz: Captura seus pensamentos, preocupações e tarefas pendentes no papel (ou em um aplicativo) e, em seguida, ajuda a organizá-los em pequenas tarefas realizáveis que você pode realizar imediatamente.

Ferramentas: Muitas

Este é o método de produtividade mais famoso e duradouro do mundo.

Criado por David Allen e famoso em seu livro best-seller homônimo, Getting Things Done é um sistema de produtividade abrangente. Ele visa remover o stress frenético de ter ter mais areia do que se pode carregar, colocando essas idéias em um sistema organizado fora de sua própria cabeça.

Os estágios básicos do método FAC são:

Capturar - Esta parte é um despejo do cérebro. Basta anotar tudo o que você tem que fazer em qualquer ordem com qualquer frase. Não se preocupe com o como e quando, basta tirar essas coisas da sua cabeça de alguma forma. Uma boa regra de ouro: Se você está estressado ou ansioso com algo, adicione à sua lista.

Esclarecer - Revire as idéias vagas e preocupações e divida-as em tarefas ou etapas específicas. Se você anotou "Banco", agora esclareça se você precisa ir ao banco para retirar cheques, ligue para o banco para perguntar sobre um empréstimo, ou apenas verifique o seu saldo online. Se for um grande projeto, como mover todas as suas contas bancárias, por exemplo, talvez seja necessário esclarecer todo o processo e depois dividi-lo em vários pequenos passos. Quanto menor, melhor. Pequenos passos são menos intimidadores, então é mais provável que você os enfrente primeiro.

Organizar - Agora que você tem as tarefas bem esclarecidas, você precisa priorizá-las, anexar datas de vencimento onde for possível e talvez categorizá-las em projetos ou tipos de tarefas que você pode resolver todos de uma vez só (por exemplo, e-mails ou ligações).

Refletir- Olhe sua lista de afazeres diariamente e semanalmente. Existem alguns passos em seus projetos que ainda são muito vagos? Quebre-os ainda mais. As datas de vencimento não parecem tão razoáveis? Ajuste-as. Algum item da lista não é mais relevante? Livre-se deles.

Muito Empenho- Ataque essa lista. Você já está pronto para fazer as coisas.

O sistema de etiquetas e filtros do Todoist funciona muito bem com o método FAC.
Taylor Martin compartilhou um pequeno vídeo sobre como ele aplica o Todoist no FAC. E a Becky Kane recentemente compartilhou suas dicas sobre como fazer os sistemas funcionarem ainda melhor para você.
Want to know more?

Pomodoro

Pomodoro productivity methodCréditos da imagem: fractuslearning.com

Tempo necessário para começar: Pouco

Tipo: Abstrato

Perfeito para pessoas que:  Sentem-se como se nunca houvesse tempo suficiente no dia, mas têm uma tendência a se distrair.

O que este método faz: Ajuda a manter o foco por mais tempo dividindo seu trabalho em curtas explosões de produtividade.

Se você sente que está adiando muito suas tarefas pelo tempo que elas vão levar para serem feitas, ou você se distrai facilmente, você vai se dar bem com essas ‘’explosões’’.

Pomodoro é a variação mais popular, embora haja muitas outras. Com o Pomodoro você trabalha por 25 minutos, faz uma pausa de cinco minutos e depois repete até completar quatro ‘’sprints’’, e depois você faz uma pausa mais longa. É simples assim.

Trabalho, 25 minutos
Twitter, 5 minutos
Trabalho, 25 minutos
Instagram, 5 minutos
Trabalho, 25 minutos
Facebook, 5 minutos
Trabalho, 25 minutos

Pausa de meia hora – Levante-se e dê uma esticada!

Enquanto muitas pessoas juram por esta técnica, outras acham que 25 minutos não é suficiente para se focar completamente em seu trabalho e que a ruptura de cinco minutos interrompe sua concentração. Se esse for o seu caso, você pode ajustar até encontrar o tempo exato que funciona para você.

Existem algumas estruturas de tempo que também podem ser úteis, como 52/17 ou 90/20.
Pronto para começar?

Marinara (Web)
Pomodone (Windows e Mac)
ClearFocus (Android)

Não Quebre a Corrente

Don't break the chain productivity methodCréditos da imagem: roozecentral.com

Tempo necessário para começar: Pouco

Tipo: Visual

Perfeito para pessoas que: Querem adotar novos hábitos diários.

O que este método faz: Encoraja a consistência de hábitos e tarefas diárias.

Esta técnica ficou famosa graças à Jerry Seinfeld, que disse que escreve uma piada por dia.

Não importa como ele se sente ou se ele tem alguma coisa a dizer, ele escreve pelo menos uma piada todos os dias.

E como ele se organiza para manter esse compromisso? Um calendário - meio oldschool, com o ano inteiro em uma página grande. Cada dia que ele escreve, ele coloca um grande X no calendário. Depois de alguns dias, uma encantadora linha de Xs aparece. Se alguma vez ele pular um dia, ele só tem que olhar para o calendário, e ver onde um único dia perdido estragou toda a estética.

Esta é obviamente uma ótima técnica para adotar ou abandonar hábitos. Ele não fala muito sobre suas prioridades, prazos ou progresso geral, mas se você está tentando escrever um livro ou treinar para correr uma maratona, se esforçar todos os dias é a única maneira de chegar lá.

Pronto para começar?

Habit Streak Pro (Android)

Matriz de Eisenhover

Eisenhower Matrix productivity methodCréditos da imagem: thetemptimes.wordpress.com

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Visual

Perfeito para pessoas que: Gostam de gráficos, têm problemas para ver as coisas em preto-e-branco e preferem priorizar algo continuamente do que dividir as coisas em categorias menores.

O que este método faz: Identifica quais tarefas são prioridades e quais são apenas distrações.

A matriz de Eisenhower é outro método simples que permite que você priorize as coisas em uma maneira deliciosamente visual: um eixo de XY. Uma ótima ferramenta para pessoas visuais.

Permite priorizar projetos complexos, mas ele é rápido e fácil de aplicar.

Pegue um pedaço de papel e desenhe um grande sinal de mais; O eixo X (também conhecido como: linha horizontal) representa o nível de urgência com o lado esquerdo sendo o mais urgente e o lado direito o menos urgente. Seu eixo Y (linha vertical) representa importância, com as coisas menos importantes na parte inferior, e as mais importantes na parte alta.

Você termina com quatro quadrados: Urgente e importante, menos urgente, mas ainda importante, menos importante mas urgente e menos importante mas menos urgente. Você pode colocar todas as suas tarefas continuamente dentro das caixas, dando-lhe uma clara compreensão visual do que realmente precisa ser feito agora e o que pode (e deve) esperar.

As instruções são simples, você pode criar uma nova matriz com uma caneta e um pedaço de papel a qualquer momento. Basta começar a desenhar e está feito.

Pronto para começar?

Pegue uma caneta e um papel!

Ou faça o download do Planilha Eisenhower Matrix

Resultados Ágeis

Agile Results productivity methodCréditos da imagem: gettingresults.com

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato

Perfeito para pessoas que: São orientadas por objetivos e estão lidando com projetos complexos, além de precisarem manter um cronograma.

O que este método faz: centra-se em resultados e prioridades, se mantendo atento sobre o escopo de seus projetos e metas.

Resultados ágeis visa alinhar suas atividades do dia-a-dia com seus objetivos maiores. Como muitos outros métodos de produtividade, ele incentiva o trabalho através de blocos, mas ainda é orientado pelo progresso. Ele lhe faz tirar um tempo para refletir sobre o que está funcionando e o que poderia ser melhorado. Enquanto muitos métodos se concentram apenas em avançar, este método tem um olho no passado e o outro no futuro.

Para começar a usar o Resultados Ágeis, basta identificar três resultados que você gostaria de ver no ano, no mês, na semana e no dia. Ao definir suas metas diárias, você deve certificar-se de que elas se alinham com seus objetivos da semana. Quando você definir suas metas para a semana, elas devem se alinhar com seus objetivos do mês. E o mesmo com as metas mensais e anuais. No final de cada período de tempo, olhe para trás e veja como você se saiu. O que funcionou? O que você não terminou e por quê? Ajuste as coisas conforme necessário.

Um dos aspectos mais inteligentes deste método é a forma como ele usa a visão da etapa finalizada como um motivador. Ao lembrar-se regularmente do seu objetivo final, o método aumenta seu entusiasmo e coloca-o para trabalhar para você. Também é um método indulgente. Se você estragar o seu dia ou mesmo a sua semana, tá tudo bem. O método lhe dá tempo para pensar sobre o que deu errado e fazer melhores escolhas no futuro.

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Lista de Coisas Feitas e Não Feitas

To-Done List productivity methodCréditos da imagem: cleanmama.net

Tempo necessário para começar: Considerável

Tipo: Abstrato

Perfeito para pessoas que: Gastam muito tempo se preocupando com o que não foi feito ontem ou possuem vários maus hábitos que impedem a produtividade.

O que este método faz: Transforma a lista tradicional de afazeres em sua cabeça a fim de olhar para a produtividade de uma nova maneira.

A lista de afazeres pode parecer um sabe tudo às vezes. Ele te lembra que você jurou que iria enviar todos os seus e-mails até o final do dia e gosta de lembrá-lo que você ainda tem uma grande tarefa que deveria ter sido feita semana passada. É fácil perder de vista todas as coisas que você fez.

É aí que entra a lista de coisas já feitas.

Para fazer uma lista de coisas feitas, fique atento ao que você já fez ao longo do dia. Em vez de se concentrar em tudo o que resta para fazer, mantenha seu foco em seu progresso.
Reveja a sua lista de coisas feitas no fim de cada dia.
Se você tentar e se sentir um pouco tolo, ignore o processo por um dia ou dois. Você perceber que realizou muito mais do que você pensou - e pesquisas mostram que o progresso (não importa o quão pequeno) é um grande motivador.

Se você tiver tentado a lista de coisas feitas, pode descobrir que pequenas tarefas (como responder e-mails sem importância) ainda estão entupindo seu dia, então você pode tentar a lista de coisas a não serem feitas.

É exatamente o que parece. Faça uma lista de atividades e maus hábitos que você deseja evitar e anote-os. Em seguida, analise cada um deles e veja qual é a melhor forma de evitá-los.

No começo, esta lista também pode parecer tola e um pouco óbvia. Você já sabe o que deve e não deve fazer com o seu tempo. Mas tente!. Você vai descobrir que o lembrete diário é uma maneira eficaz de se dar uma missão para o dia seguinte.

E quando você chegar ao final do dia, você terá uma maneira clara de saber se você foi produtivo. Você conseguiu evitar esses maus hábitos? Sucesso!

Quer saber mais?


Conclusão

Produtividade é algo que depende de muitos fatores, por isso é importante e válido conhecer diversos métodos, aumentando as chances de encontrar algum que melhor atenda a suas necessidades, que se adapte aos seus hábitos, sua forma de pensar.

Afinal, é possível que o método que seja mais ajustado à minha forma de pensar não seja adequado para você.

Espero que este levantamento seja útil e que você possa ser cada vez mais produtivo.

Christian Guerreiro

Professor por vocação, blogueiro e servidor público por opção, amante da tecnologia e viciado em informação.


Ensino a distância em Tecnologia da Informação: Virtualização com VMware, Big Data com Hadoop, Certificação ITIL 2011 Foundations e muito mais.


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