PRODUTIVIDADE É UMA QUESTÃO DE ATITUDE: VAMOS COMEÇAR A PLANEJAR?

Por Mário Bassman
Tomar Notas - Produtividade

A rotina diária em nossas vidas está cada vez mais atribulada pelo propósito de produzir mais com menos tempo, os resultados exigidos e autoimpostos para satisfazer nossos anseios e demonstrar que somos capazes de cumprir metas cada vez mais difíceis e muitas vezes mal dimensionadas. Nessas idas e vindas em nossa trilha insana, vez por outra encontramos o tempo, um bem tão abundante, mas plenamente mal aproveitado pela maioria das pessoas.

Toda essa condição imposta pela síndrome da urgência afeta significativamente o comportamento das pessoas expondo-as a um estado de estresse que afeta o físico e principalmente a mente. Buscamos a todo o instante nos reinventarmos para que possamos atender uma demanda sempre crescente de tarefas seja nos negócios, seja na vida social com isso, as pessoas acabam ignorando um ativo primordial para ajudá-las nessas situações. O planejamento proativo.

A simbiose perfeita entre o planejamento e a produtividade, é uma recurso organizacional que deve ser incorporado em todas as fases da vida indiferente da atividade exercida entretanto, assumir um papel disciplinado para utilizar esse recurso, requer quebrar velhos paradigmas como a procrastinação, distrações resultantes da propaganda excessiva e ausência de foco.

Felizmente, os avanços tecnológicos responsáveis pela criação de hábitos perniciosos nas pessoas em contrapartida, podem auxiliar a conseguir uma vida plena e saudável proporcionando opções virtuais interessantes para ajudar no controle e organização da nossa agenda diária e outros serviços. Os App's cada vez mais inteligentes, independente da plataforma utilizada apresentam assistentes repletos de funcionalidades que podem aumentar o aspecto produtivo a médio e longo prazos, analisaremos três deles:

POMODORO, EVERNOTE E RESCUE TIME.

CARACTERÍSTICAS DOS ASSISTENTES

Dentre os inúmeros softwares que o mercado oferece para a finalidade do aumento da produtividade, destacaremos alguns analisando sua característica, desempenho, funcionalidade e versatilidade, além destes, serão mencionados outros de forma sucinta uma vez que, o assunto é vasto e não tencionamos esgotá-lo e sim, dar continuidade em outros posts. A preferência por essa ou aquela ferramenta está fundamentada no uso contínuo, identificação e adaptação para uma atividade específica assim, as particularidades que melhor atenderem a necessidade do usuário serão levadas em consideração na escolha contudo, é possível usar mais de uma delas simultaneamente melhorando ainda mais a experiência e consequentemente aprimorando a eficácia nas tarefas.


Criado por Francesco Cirillo no final dos anos 80 essa técnica consiste na utilização de um cronômetro em forma de tomate (vide a foto) para fracionar o tempo. Por padrão são 25 minutos ou definidos pelo usuário dê acordo com a execução de cada tarefa respeitando-se alguns intervalos. O App emite um som avisando o usuário ao término da tarefa e caso não tenha sido concluída poderá ser reiniciada e avaliada na lista de princípios.

Esse método afirma que os intervalos planejados podem aumentar a produtividade.

PRINCÍPIOS

 Escolher e listar as tarefas a serem executadas;

 Ajustar o cronômetro para o tempo desejado (geralmente 25 minutos);

 Escolher a tarefa inicial;

 Trabalhar na tarefa escolhida até que o alarme toque. Se alguma distração importante

surgir, anotá-la e voltar o foco imediatamente de volta à tarefa;

 Quando o alarme tocar, marcar um "x" na lista de tarefas;

 Se houver menos de 4 marcações, fazer uma pausa curta (3-5 minutos);

 Se houver quatro pomodoros marcados, fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos), zerando a contagem de marcações e retornando ao passo.

 A técnica é simples e sem dificuldade para aplicá-la requerendo baixa tecnologia (cronômetro, lápis e papel) conforme definição e afirmação do seu criador.

CONTRAS

 O tempo padrão ou definido pelo usuário pode não ser suficiente para a realização da tarefa;

Sugestão: Realize as tarefas no intuito de atingir o objetivo no tempo proposto mas, sinta-se à vontade para adaptar o tempo pois, cada tarefa exige um esforço diferente para ser finalizada e podem ocorrer contratempos.

 As pausas podem contribuir para ineficácia entre as tarefas;

Sugestão: A pausa embora necessária não é algo engessado logo, dependendo da complexidade do trabalho o usuário deve ficar à vontade para ignorá-la e usar mais tempo além do pré-definido fazendo uma ressalva no papel daquele fato ocorrido.

 Não podemos controlar as exceções a regra;

Sugestão: Imprevistos de última hora acontecem e deveremos estar preparados para contornar essas interrupções sejam internas ou externas. Quando acontecer não perca o foco, pause ou finalize, resolva a tarefa surpresa e reinicie e siga em frente.

Quem já usou o usa o bloco de notas do windows ou post-its para catalogar anotações e lembretes para a organização dos dados do dia a dia sabe que a praticidade dessas ferramentas é limitada quando o quesito é recuperar informações e compartilhá-las de maneira eficaz e escalonada. 

O Evernote existe para simplificar essas tarefas contando com uma pesquisa poderosa, a pessoa localiza, compartilha, armazena, codifica e recupera em instantes qualquer informação contida no software.

Os adeptos do escritório sem papel se identificarão bastante com a ferramenta porque é possível reproduzir as principais tarefas diárias usando os recursos do App. Ele está disponível nas plataformas Windows, Mac, Android e pode ser usado nos principais browsers sem a necessidade de baixá-lo bastando abrir uma conta que dividem-se em Basic (gratuita), Plus, Premium e Business (pagas) as contas pagas contam com mais recursos disponíveis.

PLANOS

Evernote Gratuito

Limite de 60mb de upload mensal

Upload de imagem direto da câmera do smartphone ou webcam

Gravação de notas por voz, texto ou escrita digital

Organização de notas com etiquetas

Upload de imagens diretas

Criação de lembretes

Criação de listas

Pesquisa dentro de suas anotações (o grande benefício de ter aposentado o bloco de notas do windows e o post-it)

Criptografia de suas notas

Sincronização entre os apps de todos os dispositivos que você tenha o Evernote

Enviar notas pelo e-mail, Facebook, Twitter e LinkedIn

Uso em qualquer dispositivo

Evernote Plus

Todas as funções da conta gratuita

+Visualizar notas em modo offline

+Limite de upload de até 1gb por mês

+ Bloqueio de senha em aplicativos móveis

+ Salvar e-mails no Evernote

Evernote Premium

Todas as funções da conta gratuita e do Plus

+ Você tem opções extras bem interessantes mas que podem não servir tanto assim, como:

+ Upload ilimitado

+ Criação de slides direto de suas notas com apenas um clique, economizando seu tempo

+ Digitalização de cartões de visitas

+ Anotar em PDFs anexados

+ Pesquisa de documentos em textos no Office Docs, PDF’s e diversos anexos

+ Histórico de notas, onde você pode acessar versões anteriores das notas

+ Aumento de upload de 60mb para 10gb por mês

+ Ver conteúdo relacionado a suas notas

+ Suporte prioritário

Evernote Business

Conta ideal para uso corporativo e gerenciamento de equipes.

Todas as funções da conta gratuita, plus e premium

+ Compartilhamento de informações com segurança e flexibilidade

+ Centro de colaboração para a equipe

+ Dados protegidos por criptografia TSL/SSL padrão da indústria

+ Prioridade de dados

+ Suporte corporativo

+ Controle administrativo

ASPECTOS RELEVANTES

Em minha avaliação não encontrei nenhuma limitação na proposta do software embora, comentam-se que a integração com muitos aplicativos com objetivo do trabalho colaborativo, possa dificultar o gerenciamento das informações mas, opiniões a parte, as suas funcionalidades e recursos aliado a interface intuitiva, a facilidade de uso, leveza independente da plataforma ou sistema operacional e a sincronização dos dados que após aplicado, disponibiliza a informação independente de onde seja acessado (ver característica das licenças) o destacam como uma opção poderosa no gerenciamento das informações. O Evernote ainda conta com outros aplicativos complementares desenvolvidos para diversas funções e ainda podem ser integrados, são eles.

Skitch

Penultimate

Hello

Evernote Peek

Evernote Web Clipper

O rescue time é um daqueles aplicativos pra lá de interessantes quando o assunto é mensurar a produtividade uma vez que, seus algoritmos medem com precisão o tempo investido em cada janela aberta em seu PC demonstrando medidores por atividade que o usuário configura dê acordo com suas tarefas. Existem diversar formas de visualizar as informações no Dashboard além disso, há inúmeros relatórios e seus níves de detalhamento das atividades no site da empresa. No domingo o usuário recebe um relatório contendo o resumo das horas gastas por atividade na semana.

Após criar a conta no site o usuário baixa o aplicativo que atua em background monitorando as atividades atribuídas. A informação está disponível em tempo real a qualquer instante que quisermos consultá-la de maneira bastante intuitiva bastando localizar o ícone na bandeja e acessar o Dashboard.

Assim como os demais assistentes mencionados nesse post o aplicativo possui dois planos são eles Rescue Time Lite (grátis) e Rescue Time Premium (paga) cada uma com seu pacote de funcionalidades para o gerenciamento da produtividade e administração do tempo.

PLANOS

Rescue Time Lite

Monitora o tempo em websites e aplicativos;

Define metas;

Envia um relatório mensal por e-mail;

Histórico de relatório de 3 meses.

Rescue Time Premium

Controlar o tempo longe do computador (reuniões, telefonemas, etc.…);

Receber alertas quando você atingir suas metas diárias;

Bloquear distração em sites para manter o foco;

Manter um registro de suas realizações diárias;

Relatórios mais detalhados e filtros;

Processamento de dados mais rápido;

14 dias de teste gratuito;

Histórico de relatório ilimitado.

REFINAMENTO NA MEDIDA CERTA

A proposta da ferramenta tanto na versão grátis quanto paga com mais recursos, atendem as expectativas quanto a medição da produtividade monitorando as distrações e gerando painéis bem detalhados do tempo dispendido em cada atividade. Independente das funcionalidades o usuário tem a sua disposição um conjunto de tomada de decisões que devem ser analisadas constantemente para atingir as metas propostas e transformar o trabalho em algo que realmente valha a pena.

Até o momento não identifiquei uma deficiência na ferramenta embora seja um ótimo aliado contra a procrastinação, existem algumas alternativas no mercado que concorrem fortemente com o rescue time no quesito do tempo gasto são elas ManicTime - Time Doctor – Tick - SaveMyTime - Time Tracker mencionando alguns que são ótimos assistentes no dia a dia dos negócios.


CONSIDERAÇÕES FINAIS


A administração o tempo é uma ciência que procuramos entender e aplicar continuamente em nossas vidas, sempre buscaremos obter mais tempo hábil para realizar nossos projetos e pôr em prática os sonhos idealizados, nessa busca tenaz esquecemos vários aspectos inerentes ao tempo como o planejamento sistêmico antes da prática, algo que realmente faz a diferença no aproveitamento eficaz do tempo.

Analisando a produtividade e comparando resultados observamos que uma parcela bem sucedida de pessoas consegue sempre realizar mais com os mesmos minutos que todos nós temos a disposição durante o dia. A pergunta recorrente nos acomete sempre, Como e porque? A resposta é um misto de simplicidade e complexidade.

É simples se lembrarmos que essas pessoas diferenciadas não dispõem de nenhuma fórmula mágica para o atingimento das suas metas mas, utilizam o tempo com uma competência ímpar que é fundamental nos dias atuais assim, qualquer pessoa motivada e disciplinada pode fazer o mesmo e ousar ir além.

É complexa porque requer alguns “sacrifícios” que vai de encontro a sair da zona de conforto por isso as estatísticas comprovam porque muitos fracassam quando a mudança é a única resposta para alcançarmos nossos ideais. Essa linha tênue intransponível para muitos é o divisor de águas entre o sucesso e o fracasso.

“Você nunca encontrará tempo para nada. Se precisar de tempo, terá de criá-lo.”
CHARLES BUXTON

Felizmente como pudemos constatar no teor deste post, as alternativas disponíveis para ajudar as pessoas na jornada da produtividade são inúmeras contudo, alcançar o sucesso é a confluência entre a atitude do fazer aliado ao uso inteligente das ferramentas tecnológicas que auxiliarão de fato a conquistar os resultados almejados.

LINKS INTERESSANTES



Christian Guerreiro

Professor por vocação, blogueiro e servidor público por opção, amante da tecnologia e viciado em informação.


Ensino a distância em Tecnologia da Informação: Virtualização com VMware, Big Data com Hadoop, Certificação ITIL 2011 Foundations e muito mais.


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