Gerenciamento de Projetos

18 Ferramentas gratuitas para Gerenciamento Ágil de Projetos

 
Precisando de uma ferramenta para gerenciamento de projetos ágeis, usando SCRUMKANBANXP e afins ? Confira a lista abaixo, com dezenas de ferramentas para apoiar seus projetos, com a agilidade que virou tendência nos últimos anos.
 
Há opções para todo gosto: hospedadas na web, instaláveis, para uso individual ou coletivo, para dispositivos móveis ou desktop, gratuitas, open source e comerciais.
Relacionei abaixo as gratuitas (open source ou versão com limitações), e se conhecer alguma, não deixe de comentar!

#FISL 13: Agilidade e software livre na globo.com

Assim como no ano passado, o pessoal da Globo.com fez uma ótima palestra. O Demetrius Arraes Nunes mostrou como migraram das soluções proprietárias para livres, comentando ainda sobre o processo de adoção de métodos ágeis para a gestão das equipes e seus resultados. Vamos aos detalhes.

  • Até 2002, utilizavam software proprietário, desde o hardware de balanceamento de carga até o servidor web e de banco de dados;
    • Servidores Sun com Solaris, Oracle Weblogic, Vignette e Java (antes de ser open source);
  • Atualmente, a maior parte da estrutura é baseada em software livre, restando ainda o banco de dados, onde a Oracle ainda mantém “uma perninha”;
    • Linux nos servidores (HP, Dell e IBM), Apache e NGINX, MySQL, MongoDB, REDIS, Virtuozzo, Ruby, PHP, Python, Django, WordPress, GloboCMS, Varnish;
    • Destaque para o appliance com Varnish que eles montaram, que escalou melhor que soluções proprietárias, e rendeu um prêmio no Cisco Networkers de 2010;
  • É esta estrutura baseada em software livre que suporta  os 5 bilhões de pageviews/mês e 220 milhões de vídeos vistos;
  • O Demetrius fez questão de comentar que a Globo.com usa software livre porque é melhor;
  • Assim como no ano passado, fizeram questão de comentar sobre a transmissão da copa de 2010, que registrou pico de 302 mil transmissões simultâneas e chegou a ser responsável por 15% da banda no país;
  • São mais de 300 profissionais envolvidos;
  • O vídeo das empreguetes teve 7 milhões de visualizações somente na 1ª semana, e o BBB é o maior site da internet brasileira, com 380 milhões de visitas e 220 milhões de vídeos visualizados por mês (triste isso…);
  • Eles têm uma preocupação muito grande com a experiência do usuário (UX – User Experience);
  • São mais de 15 milhões de linhas de código, mais de 2000 servidores;
  • Utilizam métodos ágeis (SCRUM com ciclo de 2 semanas), o que permitiu desfazer a separação entre criação e tecnologia que havia antes, de forma que hoje as equipes trabalham com maior interação. Mostraram um time lapse de um dia de trabalho da equipe;
  • Buscam transparência nas equipes;
  • Todos têm notebooks (mobilidade);
  • O “Espaço Lounge” oferece jogos, integração, etc;
  • O RH promove atividades de integração, que incluem um dia para ser o que quiser na empresa, ocupar o cargo que desejar e fazer o trabalho “pra valer”, numa técnica chamada FedEx Day que visa promover inovação, e incentivam qualificação (MBA, Mestrado, participação em eventos, etc);
  • Agile e Software Livre: tudo a ver!
    • Princípios ágeis
      • Software funcionando;
      • Mudanças são bem vindas;
      • Releases frequentes;
      • Colaboração com cliente;
      • Auto-organização;
      • Auto-motivação;
      • Excelência técnica (aspecto destacado pelo Demetrius sobre os profissionais que trabalham com software livre);
  • 3 lições
    • Money Talks – 50% de redução nos custos;
    • Open Source é menos arriscado;
    • Open Source significa mais qualidade – péssima experiência com suporte da Oracle, ótima experiência com comunidades;
  • Retribuindo
    • Mais de 30 projetos ativos;
    • Thumbor – processamento de imagens para portais;
    • Splinter – testes de interface;
    • Stewie – monitoramento de anomalias;
    • Tsuru – computação em nuvem;
    • Bootstrap – front-end accelerator;
    • nginx-push-stream – HTTP streaming;
    • http://github.com/globocom

Sem querer chover no molhado, mas penso que podemos inferir pela experiência da Globo.com que não é necessário ser xiita ou lunático pra perceber as vantagens do software livre. Parabéns pra eles!

#FISL 13: #Scrum com #Kanban – pequenos ajustes, grandes melhorias

O Paulo  Caroli (@paulocaroli) fez uma palestra interessante, “Scrum com Kanban – pequenos ajustes, grandes melhorias“, onde mostrou como as duas técnicas podem ser aplicadas em conjunto com ótimos resultados. Vamos às observações.

  • A idéia do KANBAN é garantir uma experiência mais visual do fluxo de trabalho (workflow);
  • Limitar trabalho em andamento (WIP – Work in Progress) é interessante pois melhora os resultados, aumentando as entregas, uma vez que a equipe não inicia mais tarefas do que consegue concluir;
  • A idéia do SCRUM é estabelecer um processo de desenvolvimento iterativo e incremental, com ciclos ou sprints (2 semanas é comum), e tem origem com Frederick Taylor, cujas idéias influenciaram Henry Ford e definiram uma maneira de administrar empresas aplicada até hoje, que inclui a idéia de linha de produção/montagem e workflow (sequência de passos executada por uma pessoa ou time para atingir um objetivo);
  • User stories – conceito que se refere aos requisitos gerais de projeto, quebrados em partes menores visando facilitar a entrega;
  • Workflow visível – exibir num quadro branco uma tabela com as fases do workflow, onde cada coluna é populada com post-its relativos a cada user story, ou seja, ficam visíveis as tarefas “não iniciadas”, “em andamento”, “em teste”, etc;
  • O modelo tradicional de desenvolvimento segue a lógica “Push the Work“, em que alguém “atribui” as tarefas, “empurrando” o trabalho para os profissionais;
  • O modelo recomendado, segundo o Paulo, é o “Pull don’t Push“, em que o profissional decide o que quer fazer depois que termina cada tarefa;
  • Algumas estatísticas interessantes obtidas usando Scrum com Kanban:
    • Lead Time – tempo para terminar um trabalho;
    • Cycle time – intervalo entre duas entregas consecutivas;
    • WIP – controlar número máximo de tarefas em andamento;
    • Quanto maior o Lead Time, pior a qualidade, e quanto menor (mais rápido), mais qualidade (curioso, não ?);
    • WIP é proporcional ao Lead Time médio, e limitar o WIP permite equilibrar o workflow, pois alguém de uma “coluna da tabela” pode ajudar na outra. Exemplo: um desenvolvedor (coluna “em andamento”) pode ajudar um testador (“em teste”) caso haja muitas entregas a testar, aumentando a quantidade de entregas prontas;
    • Filosofia: “Stop starting, start stopping

Como completo ignorante em SCRUM, a palestra foi bem instrutiva pra mim, e achei bem interessante a idéia de usar SCRUM com KANBAN.

#Mitos sobre #produtividade

Este texto é uma tradução livre do original do LifehackerMito 1 – É necessário acordar cedo para ser produtivoHá estudos que revelam que pessoas que acordam cedo tendem a ser pró-ativas, obter melhores notas na escola, o que as leva a melhores universidades, e melhores empregos. Por outro lado, pessoas que acordam mais tarde são mais criativas, espertas, têm mais senso de humor.Entretanto, outro estudo mostra que o mais importante é trabalhar nas horas certas, ou seja, nas horas em que você é mais produtivo, seja cedo ou tarde. Organize-se para fazer o “trabalho duro” nas horas produtivas, e deixar atividades menos complexas para outros horários.Mito 2 – Trabalhe além da exaustãoEstudos já desfizeram este mito há tempos, e deixam claro que, quando se sentir cansado, a melhor coisa é fazer uma pausa, “desligar um pouco”, ou se dedicar a outra tarefa, enfim, qualquer coisa que ajude a mudar o foco e recuperar energias para retomar seus objetivos e concluir aquele trabalho.Nossa força de vontade é limitada e deve ser usada com sabedoria.Mito 3 – Múltiplos monitores aumentam/diminuem a produtividadeUsar mais de um monitor pode ser mais produtivo ou não, mas tudo depende do seu perfil. Não se trata de verdade absoluta.Além disso, um dos estudos que apontava o uso de vários monitores como sinal de produtividade foi patrocinado pela Apple e coincidiu com o lançamento de seu Apple Cinema Display. Outro foi patrocinado pela NEC, fabricante de monitores.De todo modo, há estudos que indicam que o uso de mútiplos monitores, ou monitores maiores, pode aumentar a produtividade se o seu trabalho pode ser beneficiado por mais “espaço visual”. Minha experiência mostra que, quando precisamos lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, como é o meu caso, mais de um monitor pode fazer bastante diferença.Mito 4 – O excesso de informação está nos tornando burros (desconecte da web para ser produtivo)A Internet pode nos fazer lembrar menos coisas, afinal basta lembrar como acessar o Google, né ? Mas isto não significa que estejamos ficando menos inteligentes, apenas mais preguiçosos, talvez.Por outro lado, a Internet traz, de um modo mais fácil do que nunca, uma infinidade de possibilidades de distração, o que pode fazer com que pessoas desorganizadas ou descontroladas “se percam” vagando pela web indefinidamente, destruindo completamente sua produtividade. Mas isto não é culpa da web, é culpa sua, que não consegue manter o foco. Se necessário, há inúmeras ferramentas na própria web que ajudam a manter o foco numa tarefa.Einstein dizia que não precisava saber “de cabeça” a velocidade da luz, pois esta informação estava disponível nos livros. É por aí.

Mito 5 – É impossível ser produtivo fora do ambiente de trabalho
“Se eu não puder te ver, você não vai trabalhar”. Tem muita gente por aí que ainda pensa assim. Pelo visto, nunca ouviram falar em metas. Estudos mostram aumento de produtividade com trabalho remoto. Sério. É perfeitamente possível produzir mais e melhor, trabalhando remotamente.
Cabe notar que há indicações confiáveis de que barulho demais nos torna menos produtivos. E isso é algo bem fácil de encontrar em muitos ambientes de trabalho. Por outro lado, a possibilidade de muito barulho em casa pode ser bem menor. A menos que você tenha filhos de férias, segundo soube 😛
Mas há atividades que demandam interação com clientes, como balcões de atendimento em lojas, restaurantes, e outras atividades correlatas, onde a necessidade de presença física em local específico existe. Para outros casos, o impedimento para o trabalho remoto é apenas uma questão de má vontade, desconfiança ou falta de informação mesmo.
Mito 6 – Ordenar e organizar é a solução para seus problemas com o e-mail
Confesso que essa me surpreendeu. Um estudo patrocinado pela IBM mostrou que marcar, arquivar e organizar e-mails pode torná-los mais difíceis de localizar depois (!). Mas o estudo tinha um foco bem direcionado a pastas, pelo que observei, o que significa que simplesmente pesquisar pela mensagem é mais rápido e produtivo que navegar entre pastas (marcadores ?) tentando achá-la.
Diante disso, o melhor a fazer é reduzir a quantidade de mensagens, eliminando o que não será aproveitado depois e mantendo o mínimo possível. Posso atestar que regras que enviam mensagens diretamente pra lixeira, mesmo que sejam mensagens que você vai ler, desde que não pretenda mantê-las para referência futura, funciona muito bem!
Mito 7 – Técnicas de produtividade vão resolver seus problemas
Não é que as técnicas de produtividade sejam ruins, elas apenas não servem para todos. Programadores preferem Pomodoro, gerentes de projeto GTD, administradores de sistemas vão de Kanban. Portanto, esteja atento para verificar a técnica que mais se adequa à sua profissão, perfil, etc. Ou descubra um meio de combinar as técnicas e criar uma que lhe caia bem.
O importante é não dedicar mais tempo a organizar as informações para o trabalho que para executar o trabalho em si.

Ferramentas para gerenciamento de projetos, especialmente criação de EAP

Recentemente precisei de uma ferramenta para construir EAPs (Estrutura Analítica de Projeto) para os projetos que gerencio, e foi difícil. Muito difícil! É incrível como algo relativamente simples não é suportado por ferramentas especializadas. Não há uma ferramenta sequer de gerenciamento de projetos que permita criar EAPs de forma satisfatória. Mas vamos às opções.Primeiro, obtive a indicação do WBS Chart Pro, um software especializado, que tem integração com o MS Project, e é bem completo. Mas é um software pago, e achava desnecessário mais este custo, considerando que uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos deveria prover este recurso.Parti então para avaliar softwares de código aberto para gerenciamento de projetos. Restringi minha busca aos softwares desktop inicialmente. Testei Gantt Project, Planner, 2-Plan, OpenProj, Project Libre (praticamente igual ao Open Proj, fiquei até em dúvida se não era o mesmo que mudou de nome), e outros que nem lembro mais. Alguns até fazem o EAP/WBS, como o 2-Plan e o OpenProj (recomendo as duas!), mas nenhum permite exportar, ou mesmo exibir de forma adequada para capturar a tela e gerar uma imagem como a que ilustra este post.Quando já estava desistindo, eis que encontro o incrível, sensacional, espetacular, WBS Tool! Simples, acessível, com muitos recursos, e gratuito! Alguns dos recursos que merecem destaque:

  • Importa e exporta o EAP em formato XML do MS Project (suportado pelo Open Proj e outras ferramentas também);
  • Exporta em formato imagem (JPG e PNG) e até Word;
  • Permite “formatar” o EAP de várias maneiras, de forma a facilitar a visualização das tarefas;
  • Possui recurso copiar estilo, e traz uma infinidade de opções de preencimento para as “caixinhas” que representam as tarefas.
  • Permite o uso sem a necessidade de cadastro, e disponibiliza espaço para salvar seu trabalho na web mesmo, embora haja um grande risco de seu arquivo ser apagado, afinal o acesso é livre;
  • A única limitação é a inclusão do endereço do WBS Tool no rodapé do EAP, o que não chega a incomodar, inclusive porque é possível exportar em formato imagem e cortar o rodapé, se for o caso.

Espero que possam evitar todo o trabalho de pesquisar algo que não existe: uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ofereça recursos adequados para criação, formatação e exportação de EAPs.

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